Cobro Automático: qué es, cuándo activarlo y cuándo no
El cobro automático le cobra a la tarjeta guardada del paciente en el momento en que marcas su cita como Completada, sin que nadie tenga que capturar nada. Es la forma más rápida de cobrar cuando tus precios son fijos. En esta guía te explicamos cómo funciona, en qué consultorios lo recomendamos y en cuáles es mejor dejarlo apagado.
¿Qué es el cobro automático?
Es una de las tres configuraciones de pago de tu organización. Cuando está activo, Luna Salud deja de esperar a que alguien de tu equipo genere el cobro: en cuanto la cita cambia a estatus Completada, el sistema crea la orden de cobro y la cobra en el mismo instante.
“Cobrar automáticamente a los pacientes cuando el estado de la cita cambia a completado”
Qué pasa exactamente, paso a paso
Marcas la cita como Completada
Desde el calendario o desde el expediente, tu equipo cambia el estatus de la cita. Ese es el único disparador: mientras la cita no esté completada, no ocurre ningún cargo.
Luna Salud genera la orden de cobro
El cobro se crea con una sola línea: el servicio de la cita, cantidad 1, al precio que tiene ese servicio en tu catálogo. Si el paciente tiene una póliza de seguro aplicada, se cobra únicamente la parte que le corresponde a él.
Se cobra la tarjeta guardada
El cargo se procesa al instante a través de Stripe con el método de pago que el paciente ya tenía registrado. No hay una pantalla de revisión intermedia.
El paciente recibe su recibo
El comprobante se envía automáticamente por correo y el cobro queda registrado como Pagado en la página de Pagos.
Requisitos para que funcione
Si falta cualquiera de estos elementos, el cobro automático no se ejecuta:
- Tu cuenta de Stripe está conectada. Todos los cobros con tarjeta se procesan a través de Stripe.
- El paciente tiene una tarjeta válida guardada. Sin método de pago registrado no hay nada que cobrar.
- El servicio de la cita tiene precio asignado. El monto sale del catálogo de servicios.
- La cita tiene un servicio asociado. Una cita sin servicio no puede generar cobro.
- Alguien marca la cita como Completada. El estatus es el disparador.
Nuestra recomendación de uso
El cobro automático resuelve muy bien un escenario concreto: consultorios donde el precio de la consulta ya está definido de antemano y casi nunca cambia. Ahí elimina el paso manual de cobrar y evita que se te queden cuentas abiertas.
Actívalo si...
- Tus servicios tienen precio fijo de catálogo
- Cobras la misma tarifa por consulta a casi todos
- Tus pacientes son recurrentes y ya tienen tarjeta guardada
- Das teleconsulta y quieres cerrar el cobro al terminar la videollamada
- Tienes alto volumen y quieres liberar a recepción del cobro manual
- Rara vez agregas productos o procedimientos extra a la cuenta
Déjalo apagado si...
- Manejas montos personalizados y el total varía por paciente
- Agregas insumos, materiales o productos a la cuenta
- Cobras por tiempo o por sesión con duración variable
- Negocias precio o aplicas descuentos caso por caso
- Prefieres revisar cada cargo antes de procesarlo
- Cobras principalmente a aseguradoras y no al paciente
Importante: no lo uses si tus montos varían
Esta es la recomendación más importante de este artículo. Si el monto que cobras cambia de un paciente a otro, o si sueles ajustar el total antes de cobrar, deja el cobro automático desactivado.
La razón es simple: el cargo se ejecuta con el precio de catálogo del servicio, en el instante exacto en que marcas la cita como Completada. No hay una ventana para revisar, editar o agregar conceptos antes de que la tarjeta se cobre. Si el total real era otro, el cargo incorrecto ya está hecho.
Ejemplo de lo que puede salir mal
- Tu servicio “Consulta dermatológica” está en $800 en el catálogo.
- Durante la consulta realizas además una crioterapia y usas material adicional. El total real debía ser $1,450.
- Recepción marca la cita como Completada para cerrar el día.
- El cobro automático carga $800 a la tarjeta del paciente de inmediato.
- Para corregirlo tienes que emitir un reembolso y generar un cobro nuevo por el monto correcto.
Un cargo con tarjeta ya no se puede borrar
Los cobros pagados con tarjeta están protegidos para conservar la trazabilidad de la transacción con Stripe: no se eliminan, se reembolsan. Eso significa que el paciente ve el cargo y luego el reembolso en su estado de cuenta, y tú tienes dos movimientos que conciliar en lugar de uno.
Qué hacer en su lugar cuando los montos varían
Tienes dos alternativas que te dan control sobre el monto sin renunciar a la automatización:
- Usa “Solicitud de pago automática” en lugar del cobro automático. Luna Salud genera la orden de cobro igual, pero en vez de cargar la tarjeta te deja ajustar el total, agregar conceptos y después enviar el enlace de pago por correo y WhatsApp. El paciente paga en línea y tú nunca cobraste de más.
- Registra un anticipo cuando aplique. Si el paciente ya dejó un pago parcial, el cobro automático no se dispara sobre el saldo restante: Luna Salud entiende que estás cobrando en parcialidades y deja ese saldo para que lo cobres de forma explícita.
Regla práctica
Si al terminar la consulta tu equipo suele preguntar “¿cuánto le cobro?”, el cobro automático no es para ti. Si la respuesta siempre es la misma cifra que ya está en el catálogo, adelante.
¿Qué pasa si el cobro falla?
Si el paciente no tiene tarjeta guardada o el cargo es rechazado, no pierdes la venta:
- Luna Salud deja el cobro registrado con estatus Pendiente en la página de Pagos.
- Si tienes activada la configuración “Solicitud de pago automática”, se le envía al paciente una solicitud por correo y WhatsApp con un enlace para pagar en línea, en su idioma preferido.
- Si esa configuración está apagada, el cobro simplemente queda pendiente para que tu equipo le dé seguimiento manualmente.
Revisa el interruptor de notificaciones
Las notificaciones de pago a pacientes (correo y WhatsApp) tienen un control maestro que viene desactivado en cuentas nuevas. Si esperas que tus pacientes reciban recibos y solicitudes de pago, actívalo en Configuración de Cuenta → Agenda → Pagos.
Cuándo el cobro automático no se ejecuta
Aunque tengas la configuración activada, hay situaciones en las que Luna Salud omite el cargo a propósito:
| Situación | ¿Se cobra? | Por qué |
|---|---|---|
| El cobro ya está pagado | No | Evita un cargo duplicado sobre una cuenta ya saldada. |
| Hay un anticipo o pago parcial registrado | No | Se entiende que estás cobrando en parcialidades; el saldo se cobra de forma explícita. |
| La sesión viene de un paquete | No | El paquete ya se pagó por adelantado, así que la sesión no genera cobro. |
| La cita no tiene servicio asociado | No | Sin servicio no hay precio del que partir. |
| El paciente no tiene tarjeta guardada | No | Se crea el cobro pendiente y, si corresponde, se envía la solicitud de pago. |
| La cita sigue en estatus Pendiente o Confirmada | No | El disparador es el estatus Completada, no la fecha de la cita. |
| Cita completada, con servicio y tarjeta guardada | Sí | Escenario estándar: se cobra el precio de catálogo del servicio. |
Cómo activarlo o desactivarlo
Abre Configuración de Cuenta
Desde el menú de tu organización, entra a Configuración de Cuenta. Necesitas permisos de administrador.
Ve a la pestaña Agenda → Pagos
Ahí encontrarás las tres configuraciones de pago de tu organización.
Activa o desactiva el interruptor
Busca “Cobrar automáticamente a los pacientes cuando el estado de la cita cambia a completado” y ajústalo según tu flujo. El cambio aplica a partir de las siguientes citas que marques como completadas.
Recomendación por tipo de consultorio
| Tipo de consultorio | Cobro automático | Por qué |
|---|---|---|
| Medicina general o familiar | Actívalo | Tarifa de consulta estable y pacientes recurrentes con tarjeta guardada. |
| Telemedicina | Actívalo | La videoconsulta tiene precio fijo y cierras el cobro sin fricción al terminar. |
| Psicología o terapia por sesión | Actívalo | Sesiones de precio y duración uniformes. |
| Nutrición y seguimiento | Actívalo | Consulta de primera vez y de seguimiento con precios definidos por servicio. |
| Dermatología estética o procedimientos | Déjalo apagado | El total cambia según procedimiento, materiales y sesiones aplicadas. |
| Odontología | Déjalo apagado | Planes de tratamiento con montos personalizados y pagos parciales. |
| Fisioterapia y rehabilitación | Depende | Actívalo si vendes sesiones sueltas de precio fijo; apágalo si armas planes a la medida. |
| Clínicas que cobran a aseguradoras | Déjalo apagado | El copago y el monto a cargo del paciente se definen caso por caso. |
| Consultorio con venta de productos o insumos | Déjalo apagado | El cobro automático solo incluye el servicio de la cita, no los productos agregados. |
Preguntas frecuentes
¿El cobro automático cobra también los productos o servicios extra de la consulta?
No. El cobro que se genera automáticamente incluye únicamente el servicio de la cita, con cantidad 1 y al precio de tu catálogo. Si sueles agregar productos, insumos o procedimientos adicionales, es mejor dejar esta opción apagada y generar el cobro manualmente o con solicitud de pago.
¿Puedo revisar el monto antes de que se cobre la tarjeta?
No. El cargo se ejecuta en el mismo momento en que la cita cambia a Completada. Si necesitas revisar o ajustar montos antes de cobrar, desactiva el cobro automático y usa la solicitud de pago automática.
Cobré un monto equivocado, ¿puedo borrar el cobro?
No, los cobros pagados con tarjeta no se eliminan. Debes emitir un reembolso desde la página de Pagos y después generar un cobro nuevo con el monto correcto. Esto protege la trazabilidad de la transacción entre Stripe y tu consultorio.
¿Qué pasa si el paciente no tiene tarjeta guardada?
El cobro se crea con estatus Pendiente. Si tienes activada la solicitud de pago automática, el paciente recibe un enlace de pago por correo y WhatsApp para pagar en línea.
¿El cobro automático es lo mismo que requerir pago por adelantado?
No, son configuraciones distintas. El cobro automático cobra al completar la cita. “Requerir pago por adelantado” aplica solo a las citas que los pacientes reservan por tu enlace o widget en línea, y les pide método de pago antes de confirmar. Las citas que crea tu equipo desde el calendario interno no se ven afectadas por esa opción.
Si tengo un paquete de sesiones, ¿se cobra cada sesión?
No. Las sesiones que provienen de un paquete ya están pagadas por adelantado, así que no generan un cobro nuevo al completarse.
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