Luna Salud genera cobros automaticamente cuando agendas citas, segun la configuracion de tu organizacion. Si necesitas limpiar cobros que ya no son necesarios, aqui te explicamos cuales puedes eliminar, cuales estan protegidos y como hacerlo paso a paso.
¿Por que se generan cobros automaticamente?
Cuando tu organizacion tiene activada la opcion de generar cobros al agendar, cada nueva cita crea automaticamente una orden de cobro con estatus "Pendiente". Esto facilita el flujo de cobro, ya que la orden esta lista para enviarse al paciente o procesarse al momento de la consulta.
Sin embargo, puede haber situaciones donde estos cobros no son necesarios:
- La cita fue cancelada pero el cobro quedo pendiente
- Se agendo una cita de cortesia o sin costo
- Se creo una cita duplicada que genero un cobro extra
- El paciente pago por otro medio y el cobro automatico no aplica
En estos casos, puedes eliminar los cobros que no necesitas, siempre y cuando cumplan con ciertas condiciones.
¿Cuales cobros puedo eliminar?
No todos los cobros se pueden eliminar. Luna Salud protege ciertos cobros para mantener la trazabilidad fiscal y financiera de tu consultorio.
Se pueden eliminar
- Cobros con estatus Pendiente
- Cobros con estatus Cancelado
- Cobros sin factura (CFDI) asociada
- Cobros no pagados con tarjeta
No se pueden eliminar
- Cobros con factura (CFDI) asociada
- Cobros pagados con tarjeta de credito o debito
- Cobros con registro de reembolso
¿Por que se protegen estos cobros?
Los cobros con factura estan protegidos porque el CFDI ya fue emitido ante el SAT y debe mantenerse como registro fiscal. Los cobros pagados con tarjeta se protegen para garantizar la trazabilidad completa de la transaccion entre tu cuenta de Stripe y tu consultorio. Esto te protege ante cualquier aclaracion o auditoria.
Resumen rapido por estatus
| Estatus del cobro | Factura | Metodo de pago | ¿Se puede eliminar? |
|---|---|---|---|
| Pendiente | Sin factura | — | Si |
| Cancelado | Sin factura | — | Si |
| Pendiente | Con factura | — | No |
| Pagado | Sin factura | Tarjeta | No |
| Pagado | Con factura | Tarjeta | No |
| Pagado | Sin factura | Efectivo / Transferencia | Si |
Como Eliminar un Cobro
Sigue estos pasos para eliminar un cobro desde la pagina de Pagos:
Abre la pagina de Pagos
Desde el menu principal, haz clic en Pagos para ver la lista completa de cobros de tu organizacion.
Identifica el cobro que deseas eliminar
Revisa la lista de cobros. Puedes usar los Filtros para buscar por paciente, estatus o rango de fechas. Los cobros eliminables tienen estatus Pendiente o Cancelado y no fueron pagados con tarjeta ni tienen factura asociada.
Abre el menu de acciones
En el cobro que deseas eliminar, haz clic en el icono de tres puntos (⋮) en la columna Acciones a la derecha del cobro.
Selecciona "Eliminar"
En el menu desplegable, selecciona la opcion "Eliminar". Si el cobro esta protegido (tiene factura o fue pagado con tarjeta), esta opcion no estara disponible.
Confirma la eliminacion
Aparecera un dialogo de confirmacion. Haz clic en "Eliminar" para confirmar. Esta accion no se puede deshacer.
Tip: Seleccionar varios cobros
Puedes seleccionar multiples cobros usando las casillas de verificacion a la izquierda de cada cobro. Esto te permite realizar acciones en lote sobre los cobros seleccionados.
¿Que hago si no puedo eliminar un cobro?
Si el icono de eliminar no aparece o ves un mensaje de error, el cobro esta protegido. Aqui tienes las alternativas segun el caso:
Cobro con factura (CFDI)
Primero cancela la factura desde tu sistema de facturacion (Facturapi, Alegra, etc.). Una vez cancelada la factura, el cobro puede quedar disponible para eliminacion. Si tienes dudas sobre este proceso, consulta con tu contador.
Cobro pagado con tarjeta
Para cobros procesados a traves de Stripe (tarjeta de credito o debito), utiliza la opcion de reembolso en lugar de intentar eliminar el cobro. El reembolso devuelve el dinero al paciente y mantiene el registro completo de la transaccion.
Como Desactivar la Generacion Automatica
Si prefieres no generar cobros automaticamente al agendar citas, puedes desactivar esta opcion desde la configuracion:
Ve a Configuracion
Desde el menu principal, haz clic en el icono de Configuracion (engranaje).
Selecciona "Cobros en Linea"
Busca y selecciona la pestana Cobros en Linea.
Desactiva la generacion automatica
Busca la opcion de generar cobros al agendar y desactivala. Las citas nuevas dejaran de crear ordenes de cobro automaticamente.
¿Necesitas Ayuda?
Si tienes dudas sobre como eliminar cobros o necesitas asistencia con tu facturacion, estamos aqui para apoyarte.
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