Configuración de Pagos para Citas: Guía Completa
Gestionar los pagos médicos en tu práctica puede ser un desafío. Luna Salud, el software médico para clínicas líder, ofrece configuraciones de pago flexibles que se adaptan al flujo de trabajo de tu consultorio médico y las necesidades de tus pacientes. Esta guía te ayudará a configurar las tres opciones clave de gestión de pagos en Configuración de Cuenta > Agenda > Pagos.
Resumen: Las Tres Configuraciones de Pago
Tu clínica cuenta con tres controles de pago médico independientes que trabajan juntos para crear tu flujo de trabajo ideal:
Auto-Cobro
Cobrar automáticamente a los pacientes cuando el estado de la cita cambia a completado
Auto-Envío de Solicitud de Pago
Enviar solicitud de pago por correo electrónico y WhatsApp
Pago Requerido
Requerir el pago por adelantado antes de programar una cita
Exploremos cada configuración y cómo funcionan en escenarios clínicos del mundo real.
Configuración 1 Cobrar Automáticamente Cuando las Citas se Completan
Qué Hace Esta Configuración
Cuando marcas una cita médica como "Completada", Luna Salud cobrará automáticamente en la tarjeta de crédito guardada del paciente el costo de la cita. El cargo se realiza instantáneamente y el paciente recibe un recibo de pago por correo electrónico.
Cuándo Funciona
- El paciente debe tener una tarjeta de crédito válida registrada
- La cita debe ser marcada como "Completada" por el personal de la clínica
- El servicio debe tener un precio asignado
Escenarios Clínicos
Escenario 1: Consultorio de Medicina General con Pacientes Recurrentes
- La Dra. Martínez tiene una clínica de medicina familiar
- La mayoría de sus pacientes visitan regularmente y tienen tarjetas registradas
- Después de cada cita, recepción la marca como completada
- El pago se captura automáticamente - sin necesidad de cobro manual
Escenario 2: Consultorio de Telemedicina
- Las consultas virtuales terminan cuando el proveedor cierra la videollamada
- Marcar la cita como completada activa el pago automático
- El paciente recibe su recibo inmediatamente
- No se necesita seguimiento para cobrar el pago
¿Qué Pasa Si el Cobro Automático Falla?
Si el paciente no tiene una tarjeta registrada o la tarjeta es rechazada:
- Luna crea un cobro pendiente automáticamente
- Si la solicitud de pago se envía o no depende de la Configuración 2 (ver abajo)
Desactívala si:
- Prefieres revisar los cargos antes de procesarlos
- Manejas el pago al momento de agendar (no después)
- Cobras a compañías de seguros y no cobras a pacientes en el momento de la cita
- Quieres control manual sobre cuándo ocurren los cargos
Configuración 2 Enviar Solicitud de Pago por Correo Electrónico y WhatsApp
Qué Hace Esta Configuración
Cuando Luna no puede cobrar automáticamente a un paciente (porque no tiene una tarjeta registrada o el cargo falla), Luna:
- Crea una solicitud de pago pendiente
- Envía la solicitud de pago por correo electrónico al paciente
- Envía un mensaje de WhatsApp con enlace de pago (si el paciente tiene número de teléfono)
Ambos mensajes incluyen:
- Número de orden de pago y monto
- Detalles del servicio
- Enlace directo para pagar en línea
- Idioma preferido del paciente (inglés o español)
Cuándo Funciona
Esto solo se activa cuando:
- La Configuración 1 (Auto-Cobro) está activada, pero el pago no se puede capturar, O
- El paciente no tiene un método de pago guardado
Escenarios Clínicos
Escenario 1: Bienvenida a Paciente Nuevo
- Un paciente nuevo agenda su primera cita
- Aún no ha agregado una tarjeta de pago
- La cita se completa exitosamente
- Luna envía inmediatamente la solicitud de pago por correo + WhatsApp
- El paciente paga desde su teléfono mientras está en el estacionamiento
Escenario 2: Recuperación de Pago Fallido
- La tarjeta de un paciente regular vence
- El cobro automático falla cuando se completa la cita
- Luna notifica instantáneamente al paciente por correo + WhatsApp
- El paciente actualiza su tarjeta y paga inmediatamente
- No se necesitan llamadas incómodas de seguimiento
Escenario 3: Consultorio Multilingüe
- Tu clínica atiende pacientes que hablan inglés y español
- Luna detecta la preferencia de idioma de cada paciente
- Los mensajes se envían en el idioma preferido del paciente
Qué Reciben los Pacientes
Solicitud de Pago por Correo Electrónico
- PDF profesional de la solicitud de pago adjunto
- Enlace de pago
- Logo y marca de tu clínica
Mensaje de WhatsApp
- Mensaje amigable y personalizado
- Enlace directo de pago
- Monto a pagar y nombre de la clínica
Desactívala si:
- Prefieres enviar solicitudes de pago manualmente (para revisarlas primero)
- Manejas todos los pagos en persona o por teléfono
- No quieres comunicaciones automatizadas con pacientes
- Estás usando un sistema de cobros separado
Configuración 3 Requerir Pago por Adelantado Antes de Programar una Cita
Qué Hace Esta Configuración
Cuando está activada, los pacientes deben proporcionar su pago al momento de agendar, antes de que se confirme la cita. Luna recopila la información de pago y crea un cargo pendiente que se capturará cuando marques la cita como completada.
Cómo Funciona
El paciente selecciona la hora de la cita
Luna solicita tarjeta de pago
La tarjeta de pago es autorizada (aún no se cobra)
La cita se confirma
Cuando la marcas como completada → se captura el cargo
El cargo no ocurre hasta que la cita se marca como completada. Esta es una "pre-autorización" que asegura que el paciente tiene un método de pago válido antes de llegar.
Escenarios Clínicos
Escenario 1: Consultorio con Alta Tasa de Inasistencias
- Una clínica dermatológica experimenta 30% de inasistencias
- Procedimientos costosos con citas de larga duración
- Requerir pago por adelantado reduce las inasistencias a 5%
Escenario 2: Consultas de Especialidad
- Las consultas iniciales tienen alta demanda
- Las citas duran 60-90 minutos
- El requisito de pago asegura solo pacientes serios
Escenario 3: Servicios Cosméticos o Electivos
- Servicios no cubiertos por seguro
- Los pacientes esperan pagar de su bolsillo
- El requisito de pago es práctica estándar en la industria
Consideraciones Antes de Activar
Ventajas
- Reduce dramáticamente las inasistencias
- Garantiza el pago por cada cita
- Protege ingresos de citas largas o costosas
- Filtra por pacientes comprometidos
Desventajas
- Puede reducir tasas de conversión de agendamiento (algunos pacientes no agendarán)
- Crea fricción en la experiencia de agendamiento
- No adecuado para atención urgente o servicios de emergencia
- Puede sentirse impersonal para relaciones establecidas con pacientes
Cuándo Activar Esta Configuración
Actívala si:
- Tienes una alta tasa de inasistencias (>15%)
- Ofreces servicios especializados o que requieren mucho tiempo
- Estás en un mercado competitivo donde los pacientes investigan múltiples proveedores
- Tus servicios son electivos/cosméticos
- Quieres pre-calificar pacientes que están comprometidos con el tratamiento
Mantenla desactivada si:
- Estás construyendo un consultorio nuevo y necesitas volumen
- Priorizas accesibilidad y facilidad de agendamiento
- Tus pacientes son establecidos y leales
- Ofreces atención urgente o citas el mismo día
- Aceptas seguros y prefieres cobrar después
Configuración Recomendada por Tipo de Consultorio
Consultorio de Medicina General/Familiar
Consultorio de Especialista/Consultas
Servicios Cosméticos/Electivos
Consultorio de Telemedicina
Clínica de Atención Urgente/Sin Cita
Preguntas Frecuentes
¿Qué pasa si tanto la Configuración 1 como la 2 están desactivadas?
Cuando se completa una cita, no se cobra ningún pago y no se envía ninguna solicitud de pago. Necesitarás crear y enviar solicitudes de pago manualmente desde la sección de Cobros.
¿Puedo requerir pago para algunos servicios pero no para otros?
Actualmente, la configuración de "Requerir Pago" aplica a todas las citas. Sin embargo, puedes ajustar esto manualmente por cita en la interfaz de agendamiento.
¿Los pacientes sabrán sobre los mensajes de WhatsApp?
¡Sí! Los pacientes con números de teléfono recibirán notificaciones de WhatsApp. Asegúrate de que tus pacientes estén al tanto de que tu clínica usa WhatsApp para recordatorios de pago durante su primera visita.
¿Qué pasa si un paciente no tiene WhatsApp?
¡No hay problema! La solicitud de pago por correo electrónico siempre se envía. WhatsApp es un canal adicional para aumentar las tasas de éxito de pago.
¿Puedo probar estas configuraciones sin afectar a pacientes reales?
¡Sí! Crea una cuenta de paciente de prueba y agenda una cita para ti mismo. Márcala como completada y observa cómo se comporta cada configuración.
¿Necesitas Ayuda para Elegir?
¿Aún no estás seguro de qué configuraciones son las correctas para tu consultorio médico? Contacta a nuestro equipo de soporte y te ayudaremos a configurar las opciones según tu flujo de trabajo específico y población de pacientes.
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