Anticipos, pagos parciales y pagos con dos métodos
Cuando un paciente te deja solo una parte del pago, puedes registrarla como anticipo y dejar el saldo pendiente a la vista. El anticipo se captura al crear el cobro o después, desde el botón Cobrar del recibo. Y como el saldo se puede liquidar con otro método, así también registras un cobro pagado con dos métodos de pago, por ejemplo una parte en efectivo y otra con tarjeta.
Un cobro admite dos pagos: un anticipo y la liquidación del saldo, cada uno con su propio método. El anticipo se captura en Anticipo / Primer pago al crear la orden, o en Cobrar → Monto recibido desde el detalle del recibo.
Antes de empezar
Necesitas una cuenta de personal de la clínica con acceso a Cobros. Por defecto:
- El Administrador y el Personal administrativo ven y editan todos los cobros de la clínica.
- El Profesional de salud trabaja sobre los cobros que le corresponden.
No hay que activar nada: si ya cobras en Luna Salud, ya tienes esta función.
En el menú no existe una opción llamada “Pagos”
Es un tropiezo común. La sección del menú lateral se llama Cobros, y el listado dentro de ella, Transacciones. (En el perfil de cada paciente sí hay una pestaña Pagos con sus cobros.)
Opción 1: registrar el anticipo al crear el cobro
Entra a Cobros → Transacciones
Desde el menú lateral: ahí vive el listado completo de cobros. También puedes hacerlo desde el perfil del paciente, en Pagos → Crear orden de pago.
Haz clic en “Nueva orden de pago”
Se abre el formulario.
Elige al paciente y agrega los conceptos
El servicio o producto con su precio. El total se calcula solo.
Abre la sección “Anticipo / Primer pago”
Viene cerrada: es un renglón con una flechita (⌄) a la derecha, haz clic para desplegarlo. Este es el paso que más se pasa por alto.
Captura el “Monto del anticipo” y el “Método de pago”
El monto es lo que te deja hoy. El método puede ser Efectivo, Tarjeta, Transferencia, Otro o Aseguradora.
Revisa el “Saldo pendiente” y guarda
Debajo del monto verás en vivo cuánto queda por cobrar.
Así se ve cerrada
Así se ve al desplegarla
Saldo pendiente: $2,500.00
Ejemplo ilustrativo: un tratamiento de $4,000.00 con un anticipo de $1,500.00.
Opción 2: registrar el anticipo en un cobro que ya existe
Si el cobro ya está creado y el paciente te deja solo una parte, no necesitas cancelarlo. Regístralo desde el detalle del recibo:
Abre el recibo
En Cobros → Transacciones, haz clic en el renglón del cobro para entrar a su detalle.
Haz clic en “Cobrar” y elige el método
La ventana se abre en la pestaña Tarjeta, donde no se puede registrar un anticipo. Cámbiate a Efectivo, Transferencia Bancaria, Otro o Seguro.
Cambia el “Monto recibido”
Viene con el saldo completo. Escribe solo la cantidad que te dejó el paciente con ese método.
Haz clic en “Registrar anticipo”
Cuando el monto es menor al total, el botón cambia a Registrar anticipo. El cobro queda como Pago parcial, con el saldo pendiente a la vista.
Hazlo desde el detalle del recibo, no desde el listado
El Cobrar del menú de acciones en Transacciones abre el cobro con tarjeta, que siempre cobra el saldo completo. El campo Monto recibido solo aparece en el botón Cobrar dentro del recibo.
Dónde ves el saldo después
El cobro queda Pendiente, pero marcado como Pago parcial para que nadie lo confunda con uno que no ha recibido nada:
| Dónde | Qué muestra |
|---|---|
| Cobros → Transacciones | La etiqueta Pago parcial en el renglón del cobro |
| Detalle del cobro | Anticipo pagado y Saldo pendiente; el anticipo también queda en la pestaña Historial |
| Cita en la agenda | Lo cobrado, el saldo pendiente y la etiqueta Pago parcial |
| Recibo del paciente | Los mismos dos renglones, para que él también los vea |
| Corte de caja | El monto realmente cobrado, no el total de la orden |
El corte refleja lo que hay en tu caja, no lo que facturaste. Cuando el paciente liquide, ese segundo pago entra al corte del día en que lo registres.
Si liquida con tarjeta, solo se cobra lo que falta
Luna Salud calcula el saldo y cobra únicamente la diferencia, nunca el total otra vez.
Cobrar con dos métodos de pago
Si el paciente paga una parte con un método y el resto con otro, regístralo como anticipo + liquidación en el mismo cobro. Cada pago queda con su propio método y fecha, y el corte de caja cuadra por método.
Ejemplo: $4,000.00 pagados con $1,500.00 en efectivo y $2,500.00 con tarjeta
- Abre el recibo y haz clic en Cobrar.
- En la pestaña Efectivo, cambia el Monto recibido a $1,500.00 y haz clic en Registrar anticipo.
- Vuelve a hacer clic en Cobrar, elige Tarjeta y cobra el saldo de $2,500.00.
Si uno de los pagos es con tarjeta, cóbralo al final
La tarjeta siempre cobra el saldo completo, así que primero registra la parte en efectivo, transferencia u otro método como anticipo, y después liquida con tarjeta.
Limitaciones actuales
Un solo pago parcial por cobro
Un cobro admite un monto parcial: el anticipo. No se pueden ir sumando abonos a ese mismo cobro: el siguiente pago que registres lo liquida por completo. Por eso, por ahora, un cobro admite como máximo dos métodos de pago.
Los paquetes de sesiones se cobran completos
Si la orden incluye un paquete de sesiones, se cobra completa al crearla, con un solo método y sin tarjeta, porque las sesiones quedan disponibles de inmediato. En ese caso no aparece la opción de anticipo.
Tampoco se puede registrar un anticipo en un cobro que ya tiene factura (CFDI) ni en la cuenta de una hospitalización.
- Anticipo y liquidación: dos pagos.
- Registrar el anticipo al crear el cobro o después.
- Cobrar con dos métodos: el anticipo con uno y el saldo con otro.
- Ver el saldo pendiente en todo momento.
- Tres o más abonos o métodos en el mismo cobro.
- Anticipo en órdenes con paquete de sesiones.
- Editar un anticipo ya guardado.
Cobrar un paquete en varios abonos
Si tus pacientes cubren un paquete en tres o cuatro partes, la forma que sí funciona es una orden de pago por abono:
Crea el paquete como siempre
En Cobros → Paquetes de sesiones. Lleva el control de sesiones: cuántas usó y cuántas le quedan.
Crea una orden de pago por cada abono
Cada vez que te deje dinero, genera una Nueva orden de pago por ese monto y regístrala como pagada.
Nombra cada abono con claridad
Usa la descripción del cobro, por ejemplo “Paquete 10 sesiones — Abono 2 de 4”. Así cada pago tiene su fecha, su método y su recibo.
El paquete controla sesiones, no dinero
El avance económico vive en los cobros; el paquete solo cuenta sesiones. Conviene no mezclarlos.
Corregir un anticipo mal capturado
Si solo olvidaste capturar el anticipo al crear el cobro, no lo canceles: regístralo con la Opción 2. Si el anticipo quedó con un monto o método equivocado, los pagos no se pueden editar: hay que eliminar el cobro y volver a crearlo. Con un detalle que sorprende a casi todos:
Un cobro pendiente con anticipo no se puede eliminar directo
Ese dinero ya está contado en tu corte, así que Luna Salud lo protege. Primero cancela el cobro; ya cancelado, podrás eliminarlo.
El orden correcto
- Entra a Cobros → Transacciones y busca el cobro.
- Cancélalo.
- Ya cancelado, selecciónalo con la casilla de la izquierda y elige Eliminar.
- Crea otra vez la orden de pago con el anticipo correcto.
Hay cobros que no se pueden eliminar nunca: los que tienen factura (CFDI), los pagados con tarjeta o ya reembolsados, y los ligados a una aseguradora. Si fue con tarjeta, haz el reembolso y después registra el cobro bueno.
¿No te aparece la opción de eliminar?
Viene desactivada y se habilita por cuenta, solo para el rol Administrador. Escríbenos por el chat y la activamos.
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