Compras y gastos: lo que gastas y lo que entra al almacén, en un solo lugar
Compras y gastos es el registro de lo que tu clínica paga para operar: medicamentos, material de curación, oxígeno, luz, internet, recolección de RPBI, mantenimiento, alimentos. Cada registro guarda proveedor, categoría, fecha, monto y folio.
Y cuando lo que compraste fue material que se guarda, el mismo registro sube tus existencias en la ubicación que elijas. Una sola captura en lugar de dos: la del gasto y la de la entrada al almacén.
1. Qué es y qué resuelve
La mayoría de las clínicas lleva sus compras en tres lugares a la vez: la carpeta de facturas del proveedor, un Excel que alguien actualiza cuando se acuerda, y el inventario, que casi nunca coincide con lo que hay en el estante. Cuando alguien pregunta ¿cuánto gastamos este mes en medicamentos?, la respuesta tarda una tarde.
Este módulo cierra ese hueco con dos tipos de registro. Eliges uno al empezar y el formulario se acomoda solo:
Gasto general
Un costo que no se guarda en el almacén
- Capturas un Importe y ya.
- No toca existencias.
- Se puede editar después.
- Luz, internet, RPBI, mantenimiento, renta de equipo.
Compra de insumos
Material que sí entra al almacén
- Capturas cantidad y costo unitario por producto.
- Sube las existencias al guardar.
- Actualiza el último costo de cada producto.
- Medicamentos, material de curación, oxígeno en cilindro.
Lo que ganas con eso, en concreto:
- Un solo número del mes. El total de lo recibido se calcula arriba de la lista y respeta los filtros que tengas puestos, así que puedes ver «medicamentos de junio en la sede Norte» en dos clics.
- El inventario deja de mentir. Quien recibe la caja es quien la captura, en el momento en que llega. No hay un segundo paso que se olvide.
- Sabes cuánto te cuesta cada cosa. Cada compra actualiza el último costo del producto, que es la base para decidir a cuánto lo vendes o lo cargas a una cuenta.
- Todo tiene rastro. Cada registro nace con su propio folio —COM-0001, COM-0002, y así— y guarda quién capturó, cuándo y, si algo se anuló, quién y por qué.
Qué NO es este módulo
Es un registro operativo de costos, no contabilidad. No lleva pólizas contables, no calcula impuestos, no maneja cuentas por pagar ni pagos a proveedores, y no reemplaza a tu contador. Sirve para saber qué compró tu clínica, a quién, cuánto costó y dónde quedó.
2. Dónde está y quién entra
En el menú lateral, Inventario ahora se abre en dos: tu catálogo de siempre y el registro de compras.
El acceso se controla con un permiso nuevo llamado Compras, independiente del módulo de hospitalización: funciona igual en un consultorio que en un hospital pequeño. Estos son los accesos que trae de fábrica:
| Rol | Ver el registro | Capturar, editar y anular |
|---|---|---|
| Administrador | Sí | Sí |
| Personal administrativo | Sí | Sí |
| Farmacia | Sí | Sí |
| Profesional de salud | No | No |
Si quieres que un profesional de salud también capture compras —común cuando la misma persona atiende y surte la farmacia— un administrador se lo activa desde los permisos de ese usuario. Y si solo le das ver, esa persona entra al registro pero no le aparece el botón Registrar compra o gasto: puede consultar y no puede mover.
Cómo se asigna
Los permisos se otorgan usuario por usuario desde la configuración de tu equipo. Si es la primera vez que los ajustas, la guía de roles y permisos explica cómo funcionan los niveles de acceso en Luna Salud.
Necesitas inventario activo y al menos una ubicación
Si tu organización tiene productos e inventario desactivados, el módulo te avisa y no permite capturar: no es un problema de permisos, es un ajuste de tu clínica.
También necesitas al menos una ubicación creada —sede, consultorio o almacén—, porque todo registro se atribuye a una. Si aún no tienes ninguna, el formulario te lo dice en lugar de dejarte capturar algo que no se puede guardar.
3. La pantalla por dentro
La vista abre siempre en el mes actual. Arriba el total de lo recibido, luego los filtros, y abajo la lista. Así se lee:
| Fecha de recepción | Proveedor | Categoría | Tipo de registro | Total |
|---|---|---|---|---|
| 18/07/2026 | Distribuidora Farmacéutica del BajíoCOM-0042 | Medicamentos | Compra de insumos | $31,480.00 |
| 15/07/2026 | Gases Medicinales del CentroCOM-0041 | Oxígeno | Compra de insumos | $18,900.00 |
| 10/07/2026 | Recolectora de RPBI Clínica SeguraCOM-0040 | Manejo de residuos (RPBI) | Gasto general | $4,640.00 |
| 05/07/2026 | Comisión Federal de ElectricidadCOM-0039 | Servicios (luz, agua, internet) | Gasto general | $29,300.00 |
| 03/07/2026 | Material Médico AnáhuacCOM-0038 · Anulado | Insumos médicos | Compra de insumos | $7,120.00 |
- 1 El Total recibido en este periodo suma solo los registros en estado Recibido y obedece a los filtros. Filtra por Medicamentos y el total se vuelve tu gasto en medicamentos del mes.
- 2 Cinco filtros que se combinan: Mes, Buscar (por nombre de proveedor o por folio), Categoría, Tipo de registro y Ubicación de destino. La búsqueda espera a que termines de escribir antes de consultar.
Un clic en cualquier renglón abre el Detalle de compra, con el desglose completo. El menú ⋮ del extremo derecho tiene las acciones: Ver detalle, Editar y Anular. En celular la lista se convierte en tarjetas con la misma información.
El mes es la unidad de trabajo
La vista trabaja de mes en mes a propósito: así la consulta es rápida aunque lleves años de historial, y el total que ves siempre corresponde a un periodo comparable. Para revisar meses anteriores solo cambias el selector de Mes.
4. Registrar un gasto general
Es el camino corto: sirve para todo lo que pagas y no se guarda en un estante. Presiona Registrar compra o gasto y deja el tipo en Gasto general.
- 1 Ocho categorías fijas, pensadas para lo que realmente compra una clínica en México. Son las mismas por las que después filtras y sumas, así que vale la pena elegir bien.
- 2 La ubicación de destino en un gasto general no mueve nada: es para saber a qué sede le corresponde el costo. En una compra de insumos, en cambio, es el almacén al que entra el material.
- 3 El importe es el total del gasto. La moneda es la de tu organización y no se edita, para que todos los totales sean comparables.
Al presionar Guardar registro recibido aparece una pantalla de Revisar antes de guardar con el proveedor, la categoría, el destino y el total. Confirmas y el registro entra a la lista como Recibido con su folio.
| Categoría | Para qué la usas |
|---|---|
| Medicamentos | Farmacia, medicamento de piso, soluciones. |
| Insumos médicos | Material de curación, jeringas, guantes, sondas, desechables. |
| Servicios (luz, agua, internet) | Servicios básicos y telefonía. Dice «luz, agua, internet» a propósito, para no confundirla con tus servicios clínicos. |
| Alimentos y dietas | Alimentación de pacientes internados y de personal. |
| Manejo de residuos (RPBI) | Recolección y disposición de residuos peligrosos biológico-infecciosos. |
| Oxígeno | Cilindros, recargas y renta de tanques. |
| Mantenimiento | Equipo médico, instalaciones, limpieza mayor, servicio técnico. |
| Otro | Lo que no cae en las anteriores: papelería, uniformes, software. |
5. Registrar una compra de insumos
Este es el que mueve inventario. El encabezado es el mismo —proveedor, categoría, fecha, ubicación— pero en lugar de un importe capturas renglón por renglón lo que llegó, y el total lo calcula el sistema.
Cambia el tipo a «Compra de insumos»
El campo Importe desaparece y en su lugar aparece el buscador de insumos.
Elige bien la ubicación de destino
Aquí sí importa: es el almacén cuyas existencias van a subir. Si recibiste material para dos sedes, captura dos compras.
Busca cada producto y captura cantidad y costo
Escribe al menos dos letras del nombre, el SKU o el código de barras. Elige el producto de la lista y llena Cantidad y Costo unitario. Repite hasta 50 renglones.
Revisa y guarda
Antes de escribir nada, el sistema te muestra la lista completa de Insumos que entran, a dónde entran y el total. Es tu última oportunidad de comparar contra la factura física.
- 1 El buscador consulta tu catálogo real y muestra hasta 20 resultados; si un producto es fraccionable lo indica, porque eso cambia cómo se cuenta la cantidad.
- 2 Un mismo producto no puede ir dos veces en la misma compra: súmalo en un solo renglón. Para quitar uno, usa Quitar insumo.
La pantalla de confirmación es deliberadamente explícita, porque lo que sigue sí mueve existencias:
Esto aumentará inmediatamente el inventario de la ubicación seleccionada. Verifica cada insumo y cantidad antes de continuar.
Cinco cosas que te van a frenar aquí
- Costo unitario vacío. No se puede guardar. Un 0 escrito a mano sí se acepta —las donaciones y las muestras existen— pero te lo advierte en la confirmación para que no pase inadvertido.
- Cantidad con decimales en un producto que no es fraccionable. Si el producto se cuenta por pieza, la cantidad tiene que ser entera.
- El mismo producto repetido en dos renglones de la misma compra.
- Más de 50 renglones. Si la factura es enorme, divide la captura en dos compras.
- Sin ubicaciones creadas. El formulario te lo dice y te manda a crear una primero.
Si se cae el internet a la mitad, no se duplica
Cada captura viaja con una marca única. Si el guardado se interrumpe y lo reintentas, el sistema reconoce que es la misma compra y no vuelve a sumar las existencias. Si en cambio te avisa que ese registro ya se guardó con datos distintos, cierra el formulario y revisa la lista antes de capturar de nuevo: lo más probable es que ya esté ahí.
6. Qué le pasa a tu inventario
Todo lo que hace una compra de insumos ocurre en un solo movimiento: o pasa completo, o no pasa nada. Esto es lo que cambia y lo que no:
| Qué | Gasto general | Compra de insumos |
|---|---|---|
| Existencias en la ubicación | No cambian | Suben con lo recibido |
| Historial de cambios del producto | Sin movimiento | Una entrada por insumo |
| Último costo del producto | No cambia | Se actualiza |
| Existencias ilimitadas | No se toca | No se toca |
| Total del periodo | Suma el importe | Suma el total de renglones |
Dos detalles que conviene entender:
Si un producto está en «existencias ilimitadas», sigue ilimitado
Esa marca es una decisión tuya: le dice a Luna Salud que no controle piezas de ese producto. Registrar una compra no se la quita, porque de golpe empezaría a frenar ventas y despachos de algo que decidiste no contar. Si un producto todavía no tenía existencias en esa ubicación, la compra crea el registro y ese sí nace contado: la entrada misma ya establece una cantidad.
Último costo
Es lo que pagaste la última vez por una unidad de ese producto. Sirve para dos cosas: revisar si un proveedor te subió el precio, y decidir a cuánto vendes o cargas ese insumo. Cada compra lo sobrescribe, así que refleja tu costo más reciente, no un promedio.
Los productos fraccionables —los que se usan en fracciones, como una solución o un frasco multidosis— suman en la columna de fracciones, y los de pieza en la de piezas. No tienes que hacer nada distinto: el sistema sabe cuál es cuál por la configuración del producto.
Dónde ver el efecto
Después de guardar, las existencias nuevas ya aparecen en Productos e inventario sin necesidad de recargar. Si tienes hospitalización, ese mismo material es el que después se pide y se surte desde Insumos del internamiento.
7. Corregir un error
Nada se borra. Un costo registrado es historia de tu clínica, así que la herramienta para corregir es anular: el renglón se queda en la lista marcado como Anulado, sale del total del periodo, y guarda quién lo anuló, cuándo y por qué.
Editar o anular
No hay existencias de por medio
- Editar corrige proveedor, categoría, fecha, ubicación, importe, referencia o notas.
- Anular pide motivo y lo saca del total.
- Si alguien más lo modificó mientras lo tenías abierto, te avisa en vez de sobrescribir.
Anular y descontar
Hay que devolver el movimiento
- No se edita: cambiar renglones tendría que recalcular existencias.
- Al anular, las cantidades recibidas se descuentan del inventario.
- Queda el movimiento inverso en el historial del producto, no un hueco.
Para anular, abre el menú ⋮ del renglón y elige Anular. El Motivo es obligatorio —un registro cancelado sin explicación es peor que ninguno— y en el caso de una entrada de inventario te dice, antes de que escribas nada, cuál es la condición:
El registro permanecerá en el historial, se excluirá de los totales recibidos y las cantidades recibidas se descontarán del inventario.
Esa condición es la parte importante: solo puedes anular mientras el material siga en el estante. Si esas piezas ya se vendieron, se surtieron a un paciente o se consumieron, el sistema no te deja —descontarlas dejaría tu inventario en negativo y borraría un consumo real—. En ese caso la herramienta correcta es un ajuste de inventario.
Cuando abres el detalle de un registro anulado, la anulación se ve completa:
Motivo de anulación: se capturó la factura dos veces.
Anular no es devolver al proveedor
Anular significa «esta compra nunca debió existir»: la capturé dos veces, me equivoqué de almacén, escribí mal el costo. Es una corrección de captura.
Una devolución al proveedor es otra cosa: el material sí llegó, sí lo recibiste, y después regresaste parte de él porque venía dañado, caducado o equivocado. Eso normalmente se liquida con una nota de crédito del proveedor y casi siempre es parcial (llegaron 10, devuelves 3), algo que una anulación —que es todo o nada— no puede representar.
Mientras las devoluciones tengan su propio flujo, para una devolución parcial deja la compra tal como llegó y registra la salida con un ajuste de inventario, anotando el folio de la nota de crédito. Así tu historial sigue mostrando lo que realmente pasó: entró y después salió.
Tu historial de costos ya no se puede borrar por accidente
Un producto o una ubicación que aparece en el historial de compras ya no se puede eliminar: Luna Salud te lo impide con un aviso claro en lugar de arrastrarse los registros de costo. Si ya no lo usas, desactívalo en vez de eliminarlo.
8. Preguntas frecuentes
¿Los números no te cuadran?
Escríbenos con el folio de la compra y lo revisamos contigo.
