Insumos: solicita, surte y reversa
Los insumos de un paciente internado se manejan en dos tiempos: primero alguien los solicita desde el cuarto, y después alguien los surte desde el almacén.
Esa separación es a propósito. Solicitar no mueve nada. El inventario baja y el cargo aparece en la cuenta hasta que se surte, que es cuando el material realmente sale.
1. Cómo funciona
Cada solicitud tiene su propio folio (SUR-0001, SUR-0002…) y pasa por tres estados posibles:
| Estado | Qué significa | ¿Tocó inventario y cuenta? |
|---|---|---|
| Solicitado | Alguien pidió el material, todavía no sale del almacén. | No |
| Surtido | El material salió y se cargó a la cuenta. | Sí |
| Cancelado | Se canceló la solicitud, o se reversó un despacho. | No (quedó en cero) |
El precio se congela al solicitar
El sistema guarda el precio del artículo en el momento en que se pide. Si mañana cambias el precio en tu catálogo, la solicitud que ya estaba abierta se cobra con el precio viejo. Así lo que se autorizó es lo que se cobra.
2. Solicitar material
Entra al internamiento, abre la pestaña Insumos y presiona Agregar cargo. Así se ve el formulario:
+ Agregar otro
- 1Cada resultado trae sus existencias y su caducidad a la vista. El que aparece en gris está caducado: no se puede pedir, aunque haya piezas en el almacén.
- 2Un mismo artículo no puede ir dos veces en la misma solicitud. Súmalo en una sola línea y usa Agregar otro para material distinto.
- 3Deja el folio marcado para que quien surte lo vea primero. No salta validaciones ni cambia el flujo.
Al presionar Solicitar, el folio queda en Solicitado y todavía no toca nada.
Cuatro cosas que te van a frenar aquí
- Artículo caducado. No se puede pedir, aunque haya piezas en el almacén.
- Existencias insuficientes. Revisa el inventario antes de insistir.
- Artículo repetido dentro de la misma solicitud.
- El paciente ya no está admitido. Solo se pide material en hospitalizaciones abiertas.
3. Surtir la solicitud
Este es el paso que mueve todo. Desde el folio, presiona Surtir cargo. Antes de confirmar te muestra el Total que se va a cargar.
Al confirmar pasan tres cosas al mismo tiempo:
- El material se descuenta del inventario, con su movimiento de salida registrado.
- Se agrega una línea por artículo a la cuenta del paciente.
- Queda el registro en la Bitácora con tu nombre y la hora.
Puede fallar aunque la solicitud se haya creado bien
Las existencias se vuelven a revisar en el momento de surtir, no en el de solicitar. Si entre un paso y el otro alguien más consumió ese material —otra hospitalización, una venta en mostrador— te va a avisar que ya no alcanza.
Es a propósito: preferimos frenarte ahí a dejar el inventario en negativo.
4. De qué almacén sale
Si manejas varias sedes o almacenes, no tienes que elegir a mano. El sistema busca en este orden:
| Orden | Dónde busca |
|---|---|
| 1º | El almacén de la sede donde está la habitación del paciente. |
| 2º | El almacén principal de la organización. |
| 3º | Cualquier otro que tenga existencias, empezando por el lote que caduca primero. |
Primero lo que caduca antes
Cuando tiene que salir del tercer grupo, el sistema prefiere el material con la caducidad más cercana. Es la práctica estándar de almacén: así rota el inventario y se merma menos.
5. Reversar un despacho
Cuando ya se surtió pero el material no se usó, o se surtió de más, usa Reversar despacho. Es la única forma correcta de corregirlo: no lo intentes borrando el cargo desde la Cuenta.
Te pide un Motivo de la reversión —obligatorio— y al confirmar, las piezas regresan al inventario y el cargo se queda en la cuenta en ceros, así:
| Concepto | Cant. | Importe |
|---|---|---|
| Sonda Foley 16 Fr | 2 | $248.00 |
| [ANULADO] Catéter periférico 22 G | 3 | $0.00 |
Por qué el renglón no desaparece
Si alguien revisa la cuenta después, ve que ese material se surtió y se regresó, en vez de encontrar un hueco sin explicación. El folio pasa a Cancelado y todo queda en la bitácora.
Solo antes de facturar
Si la cuenta ya tiene factura timbrada o pagos registrados, la reversión se bloquea. En ese caso el camino es cancelar la factura ante el SAT desde el flujo de facturación y después corregir.
6. Cancelar una solicitud
Si el material todavía no se ha surtido, no hay nada que devolver: usa Cancelar solicitud y el folio se cierra sin tocar inventario ni cuenta.
Cancelar solicitud
Nada salió del almacén
- No pide motivo.
- No mueve inventario ni cuenta.
Reversar despacho
El material ya salió
- Pide motivo obligatorio.
- Regresa piezas y anula el cargo.
Si al cancelar te dice que el estado cambió, es porque alguien surtió ese folio mientras lo tenías abierto. Recarga y usa Reversar despacho.
7. Preguntas frecuentes
¿El inventario no cuadra?
Escríbenos con el folio de la solicitud y lo revisamos contigo.
