Cómo evitar que le agenden citas a tu recepcionista o personal administrativo
Pasa en toda clínica: recepción abre el calendario, hace clic en un espacio libre y guarda la cita… a nombre de la recepcionista, no del doctor. Nadie se da cuenta hasta que el paciente llega y su cita no aparece en la agenda de quien lo iba a atender.
La solución toma menos de un minuto por persona: quita del calendario interno a quien no da consulta. Deja de ser una opción al agendar, pero conserva su acceso completo a Luna Salud para seguir agendando a tu equipo clínico.
1. Por qué pasa
Cuando das de alta a alguien en tu equipo, Luna Salud asume que puede atender pacientes. Es lo más común: la mayoría de las cuentas se crean para médicos, terapeutas y nutriólogas.
Por eso, cada usuario nuevo nace visible en el calendario interno: aparece como columna en la agenda, en los filtros de personal y en la lista de «Personal de Salud» al crear una cita. Tu recepcionista, tu asistente administrativa y quien lleva facturación entran ahí igual que tus doctores.
De ahí salen los dos errores clásicos:
- Recepción hace clic en un hueco de su propia columna y la cita se guarda a su nombre.
- En la lista de profesionales, «Ana Recepción» aparece justo arriba de «Dra. Ana Martínez» y se elige la equivocada.
El calendario interno es la agenda que ve tu equipo dentro de Luna Salud: columnas por profesional, filtros de personal y el formulario de nueva cita. No es lo mismo que tu página pública de reservas, donde los pacientes agendan solos.
2. Cómo quitarlos, paso a paso
Se hace persona por persona, desde su ficha de equipo. Repite estos pasos con cada recepcionista o asistente.
Entra a Cuenta → Equipo
En el menú lateral abre Cuenta y ve a la pestaña Equipo. Ahí está la lista de todos los usuarios de tu clínica.
Haz clic en la persona y abre la pestaña «Agenda»
Al entrar a su ficha verás varias pestañas. La que necesitas es la última: Agenda.
Apaga «Incluir en el calendario interno»
En la tarjeta Configuración de Agendamiento hay dos interruptores. Deja el primero como está y apaga el segundo.
Ese mensaje confirma que quedó guardado. No hay botón de «guardar»: el cambio se aplica al instante.
Repite con cada persona que no da consulta
No existe una acción masiva: cada usuario tiene su propio interruptor. En la práctica son dos o tres personas por clínica y se hace una sola vez.
Así se ve el resultado
Al crear una nueva cita, recepción ya no se encuentra a sí misma en la lista de profesionales. Y si abre el formulario sin elegir a nadie, el campo queda vacío y no la deja guardar hasta seleccionar a un profesional real:
No es solo esconder el nombre
El bloqueo también se aplica del lado del servidor. Aunque la cita se intente crear desde otra pantalla, desde una liga directa o desde una pestaña que quedó abierta con información vieja, no se guarda con un usuario que quitaste del calendario.
3. Qué cambia y qué no
Es un cambio de agenda, no de acceso. Tu recepcionista sigue trabajando exactamente igual:
| Después de apagar el interruptor | |
|---|---|
| Entrar a Luna Salud con su usuario y contraseña | Sigue igual |
| Ver el calendario completo de la clínica | Sigue igual |
| Agendar, reagendar y cancelar citas de tus médicos | Sigue igual |
| Registrar pacientes, cobrar y facturar | Sigue igual |
| Bloquear horarios personales y eventos internos | Sigue igual |
| Las citas que ya tenía a su nombre | Se conservan |
| Aparecer como columna en el calendario | Ya no |
| Aparecer en los filtros de personal | Ya no |
| Poder ser elegida como profesional de una cita nueva | Ya no |
Las citas anteriores no desaparecen
Si esa persona ya tenía citas a su nombre —por error o porque antes sí atendía— siguen ahí y se pueden abrir, reagendar, cancelar o pasar a otro profesional. Justamente para eso: quitarla del calendario te deja limpiar esos casos, no te lo impide.
4. Los dos interruptores son independientes
En esa misma tarjeta hay dos opciones que se parecen pero controlan cosas distintas. Vale la pena tenerlas claras antes de mover nada:
| Interruptor | Qué controla | Quién lo nota |
|---|---|---|
| Incluir en agendamiento de la clínica | Si la persona aparece en tu página pública de reservas. Apagarlo también desactiva su enlace personal de agendamiento. | Tus pacientes |
| Incluir en el calendario interno | Si tu equipo puede agendarle citas desde el calendario. Es el que evita que recepción se agende a sí misma. | Tu equipo |
Para personal administrativo lo habitual es apagar los dos: ni los pacientes deben poder reservar con ellos, ni tu equipo debe poder agendarles. Si solo apagas el público, recepción va a seguir apareciendo en la lista al crear una cita.
¿Quieres el panorama completo de visibilidad y notificaciones del equipo? Revisa también Gestión de Equipo y Agenda.
5. A quién conviene quitar del calendario
La regla es simple: si esa persona nunca va a estar sentada frente a un paciente en una cita, no debería ser agendable.
| Rol | Calendario interno | Por qué |
|---|---|---|
| Recepción | Apagado | Agenda para otros todo el día. Es quien más se equivoca por cercanía al botón. |
| Asistente administrativa | Apagado | No atiende pacientes; solo captura y da seguimiento. |
| Facturación y cobranza | Apagado | Trabaja sobre citas ya realizadas. |
| Dirección o gerencia | Apagado | Entra a ver reportes, no a dar consulta. |
| Médicos y terapeutas | Encendido | Son a quienes se les agenda. |
| Enfermería que sí da cita | Encendido | Si aplica vacunas o curaciones con cita, déjala visible. |
También sirve para ausencias
El interruptor se puede volver a encender cuando quieras. Es la forma más rápida de evitar que le agenden citas a un profesional de vacaciones, incapacidad o permiso, sin borrar su usuario ni perder su historial. Al regresar, lo enciendes y aparece de nuevo.
6. Si algo no funciona
| Lo que ves | Qué hacer |
|---|---|
| Sigue apareciendo en el calendario | Recarga la página. Quien ya tenía el calendario abierto puede seguir viendo la lista anterior por unos minutos. |
| No encuentro la pestaña «Agenda» | Asegúrate de haber entrado a la ficha de la persona (clic sobre su nombre), no a la lista de Equipo. |
| No veo la sección Equipo | Tu usuario no tiene ese permiso. Pídeselo a un administrador de la clínica. |
| Quiero volver a activarla | Mismo camino y enciendes el interruptor. Vuelve a aparecer de inmediato. |
| Ya hay citas mal asignadas | Ábrelas desde el calendario y cámbiales el profesional. Puedes hacerlo aunque la persona ya esté oculta. |
7. Preguntas frecuentes
¿Te ayudamos a revisar tu equipo?
Escríbenos y vemos juntos quién debe quedar agendable en tu clínica y quién no.
