Importar productos: tu catálogo completo en una sola carga
Si ya llevas tu inventario en un Excel, no hace falta capturar producto por producto. Importar sube todo tu catálogo de una vez: nombres, claves, precios, costos, existencias y caducidades.
Este artículo cubre el archivo que necesitas, lo que significa cada mensaje de error y cómo corregirlo. No lo confundas con registrar una compra: son dos cosas distintas y el primer apartado explica cuál te toca.
1. Importar o registrar una compra
Las dos pantallas tocan tu inventario, pero resuelven cosas distintas. Elegir la equivocada es la causa más común de que algo «no funcione».
Importar productos
Das de alta tu catálogo desde un archivo
- Subes un Excel o CSV con muchos productos.
- Crea productos nuevos y actualiza los que ya tenías.
- Fija las existencias iniciales de una sede.
- Hasta 1,000 renglones por archivo.
Registrar una compra
Capturas lo que te llegó del proveedor
- Capturas a mano, renglón por renglón.
- Suma a las existencias que ya tenías.
- Guarda folio, proveedor y costo de esa compra.
- Hasta 50 renglones por compra.
El límite de 50 renglones no aplica aquí
Los 50 renglones son el máximo de una compra, no de una importación. Al importar tu catálogo el límite es de 1,000 renglones, y si lo rebasas el sistema te lo dice con un aviso claro antes de continuar.
Si tu archivo tiene 200 productos y te marca errores, partirlo en archivos de 50 no arregla nada: el problema está en el contenido de alguna columna. El apartado 6 explica cómo verlo.
¿Cuál necesitas?
Si estás arrancando y tu catálogo vive en un Excel, importa. Si ya tienes el catálogo arriba y solo llegó mercancía, registra una compra de insumos: así queda el rastro del proveedor y del costo.
2. Dónde está y quién entra
En el menú lateral entra a Inventario › Productos y busca el botón Importar arriba de la lista.
A diferencia de otras pantallas de inventario, importar está reservado a un solo rol:
| Rol | Ver productos | Importar catálogo |
|---|---|---|
| Administrador | Sí | Sí |
| Personal administrativo | Sí | No |
| Farmacia | Sí | No |
| Profesional de salud | Sí | No |
Es a propósito: una importación toca cientos de productos y sus existencias de una sola vez, así que la dejamos en manos de quien administra la cuenta.
Necesitas al menos una ubicación creada
Las existencias del archivo entran a una sede o almacén, y lo eliges antes de importar. Si todavía no tienes ninguna ubicación, créala primero en la configuración de tu organización.
3. Cómo debe verse tu archivo
Acepta Excel y CSV. No necesitas reacomodar columnas ni renombrar encabezados: en el segundo paso tú indicas qué columna corresponde a cada dato, y las que no uses simplemente se ignoran.
Empieza por la plantilla
Dentro de la ventana de importación hay un botón Descargar plantilla. Trae los encabezados ya listos y dos productos de ejemplo para que veas el formato esperado. Si partes de ahí, casi todo se acomoda solo.
De todas las columnas, solo una es obligatoria: el nombre del producto. El resto son opcionales.
| Columna | ¿Obligatoria? | Qué esperamos |
|---|---|---|
| Nombre | Sí | Nombre del producto. Es lo único sin lo cual el renglón no entra. |
| Clave / SKU | No | Tu clave interna. Si la dejas vacía se genera una a partir del nombre. Máximo 40 caracteres; los espacios se vuelven guiones. |
| Código de barras | No | EAN o UPC del empaque, si lo manejas. |
| Tipo | No | Medicamento, insumo, prueba o suplemento. Cualquier otra palabra se guarda como «Otro» y nunca falla el renglón. |
| Precio de venta | No | Lo que le cobras al paciente. Vacío se guarda como $0. |
| Costo | No | Lo que te cuesta a ti. Puede ir vacío sin problema. |
| Existencias | No | Cantidad en la sede que elijas. Si la dejas vacía, el producto queda sin control de existencias. |
| Caducidad | No | Fecha de vencimiento. Ve el apartado 4 para los formatos aceptados. |
| Descripción | No | Presentación o notas: «Caja con 100», «Frasco ámpula». |
Un archivo por sede
Todas las existencias de un archivo entran a la misma ubicación. Si manejas varios almacenes, haz una importación por cada uno. Los productos no se duplican: la segunda carga reconoce los que ya creó la primera y solo agrega las existencias de esa sede.
4. Formatos que sí y que no
Aquí es donde se atoran casi todas las importaciones. Como una columna de Excel suele tener el mismo formato en todos sus renglones, un solo formato no reconocido hace que falle el archivo entero. Revisa estas tres columnas antes de subir.
| Columna | Sí entiende | No entiende |
|---|---|---|
| Precio y Costo | 850 · 850.00 · $1,250.00 · vacío | 4,50 con coma decimal · 1.250,00 · N/A · - |
| Existencias | 12 · 0 · 1,200 · vacío | 1.5 con decimales · 10 pzas · números negativos |
| Caducidad | 31/12/2026 · 1/3/2027 · 2026-12-31 · 12/2026 · vacío | 12/31/2026 a la americana · 31/12/26 con año de dos dígitos · dic-26 |
Si en la caja solo viene el mes
Los medicamentos suelen traer la caducidad impresa como MM/AAAA. Puedes capturarla tal cual: 12/2026 se guarda como el último día de ese mes, para que el producto siga vendible durante todo diciembre y no se te bloquee antes de tiempo.
La coma decimal cambia el precio por diez
La coma se acepta únicamente como separador de miles: $1,250.00 son mil doscientos cincuenta pesos. Un precio escrito 4,50 queriendo decir cuatro con cincuenta se rechaza a propósito, porque interpretarlo como 450 corrompería tus precios en masa sin que te dieras cuenta. Usa punto decimal: 4.50.
5. Los cuatro pasos
Sube el archivo
Arrastra tu Excel o CSV, o elígelo desde tu computadora. Si prefieres partir de cero, descarga primero la plantilla.
Empareja tus columnas
Te mostramos tus encabezados a un lado y los campos de Luna Salud al otro. La mayoría se emparejan solos porque reconocemos los nombres más usados: Nombre, Producto, Clave, Precio, Existencias, Caducidad.
Elige la sede y revisa el resumen
Antes de escribir nada te decimos cuántos productos se van a crear, cuántos se van a actualizar, cuántos renglones vienen repetidos y cuáles traen errores, con el nombre del producto y el motivo. Nada se ha guardado todavía: puedes cancelar, corregir tu archivo y volver a subirlo.
Importa
Al confirmar guardamos los renglones válidos y te entregamos el resultado: creados, actualizados, omitidos y con error. Los renglones con error no detienen a los demás: lo bueno entra y tú corriges aparte lo que faltó.
Un aviso de errores no es un bloqueo
Ver «12 renglones con errores no se importarán» no significa que la importación esté detenida. El botón Importar sigue disponible y los otros renglones entran normal. Corrige los 12 y vuelve a subir solo esos, o el archivo completo: los que ya existan se reconocen y no se duplican.
6. Qué significa cada error
Tanto el resumen previo como el resultado final te listan los renglones que fallaron con el nombre del producto y el motivo. Si el renglón no tiene nombre, aparece con su número de posición —#23— para que lo ubiques en tu archivo.
| Mensaje | Qué pasó y cómo se arregla |
|---|---|
| Falta el nombre del producto | El renglón viene sin nombre, o la columna Nombre no quedó emparejada en el paso 2. Si te sale en todos los renglones, es lo segundo. |
| El precio no es un número válido | Hay texto donde va un número, o una coma decimal. Revisa celdas con N/A, -, «gratis» o 4,50. |
| El costo no es un número válido | Lo mismo que el precio, en la columna de costo. Si no conoces el costo, déjala vacía: vacío sí se acepta. |
| Las existencias deben ser un número entero | Hay decimales o unidades escritas: 1.5, 10 pzas. Redondea a entero o deja la celda vacía. |
| La caducidad no es una fecha válida | El formato no es de los aceptados. Revisa el apartado 4: la sospecha más común es el orden americano o el año de dos dígitos. |
| La clave/SKU ya está en uso | Otro producto de tu catálogo ya tiene esa clave. Cámbiala en tu archivo o déjala vacía para que se genere una. |
| El código de barras pertenece a otro producto | Ese código ya está en un producto distinto. Un código de barras no puede estar en dos productos. |
| Código de barras repetido en el archivo | Dos renglones de tu archivo traen el mismo código. Se conservó el primero; junta los dos en uno solo. |
| Producto con stock fraccionado | Ese producto lleva existencias fraccionadas y tiene su propio flujo. Quita la cantidad del archivo y ajusta sus existencias desde la ficha del producto. |
| No se pudo guardar el renglón | Algo falló al escribir. Vuelve a intentar solo ese renglón; si insiste, escríbenos con el nombre del producto. |
Si te falla el archivo entero
Cuando todos los renglones aparecen con error, casi nunca es un problema producto por producto: es una columna completa con un formato que no reconocemos, o la columna Nombre sin emparejar. Mira el motivo del primer renglón de la lista —se repetirá en los demás— y corrige esa columna de un jalón en tu Excel.
7. Productos que ya existen
Importar no es solo para empezar de cero. Puedes volver a subir tu archivo para actualizar precios o reponer existencias, y reconocemos lo que ya está en tu catálogo por clave o por código de barras.
En la pantalla de confirmación hay una casilla que decide qué pasa con esos productos:
Actualizar productos existentes
Lo del archivo pisa lo que había
- Se actualizan los datos que traiga el archivo.
- Las existencias quedan en la cantidad del archivo.
- Útil para un conteo físico o un cambio de precios.
Omitir los que ya existen
Solo entra lo nuevo
- Los productos repetidos se omiten sin tocarse.
- Solo se crean los que aún no tenías.
- Útil para agregar altas sin mover nada más.
Las existencias se fijan, no se suman
Al actualizar, la cantidad del archivo sustituye la que había: si el producto tenía 8 y el archivo dice 20, queda en 20 —no en 28—. Para sumar lo que acaba de llegar del proveedor, usa registrar una compra, no la importación.
Si tu archivo trae el mismo producto en dos renglones, no falla: nos quedamos con el último y te decimos cuántos renglones se juntaron así. La excepción es el código de barras repetido, que sí te lo marcamos como error para que decidas tú.
8. Preguntas frecuentes
¿Tu archivo sigue sin entrar?
Escríbenos y cópianos el mensaje de error de uno de los renglones. Con eso ubicamos la columna en minutos.
