Farmacia: órdenes de medicamento y el tablero
Farmacia es para el medicamento que le pides a un proveedor para un paciente internado: lo que no tienes en tu almacén, lo que se prepara especial, lo que se compra para ese caso.
Cada orden lleva su propio hilo: se crea, llega, se cobra. Y todas las órdenes de todos los pacientes se ven juntas en el Tablero de Farmacia.
1. Farmacia vs. Insumos
Son dos pestañas distintas y se confunden seguido. La diferencia está en de dónde sale el producto:
Sale de tu almacén
Material que ya tienes
- Descuenta existencias.
- Se cobra al surtir.
- Se corrige reversando el despacho.
Se lo pides a un proveedor
Compra para ese paciente
- No toca tu inventario.
- Se cobra al facturarla a la cuenta.
- Lleva proveedor y fecha de entrega.
La regla corta
Si el producto ya está en tu bodega, va por Insumos. Si hay que conseguirlo con alguien de fuera, va por Farmacia.
2. Crear una orden
Entra al internamiento, abre la pestaña Farmacia y presiona Nueva orden. Se abre este formulario:
- 1Déjalo vacío si el producto no está en tu catálogo. Es el camino para compuestos y preparaciones magistrales.
- 2Esto es lo que verá el paciente en su cuenta. Escríbelo completo: nombre, presentación y concentración.
- 3Obligatorio. Es con quién vas a reclamar si el pedido no llega.
El Total se calcula solo. La Entrega estimada es opcional, pero conviene ponerla porque el tablero ordena por antigüedad. Al guardar, la orden nace con folio propio y en estado Pendiente.
Medicamento de alto riesgo
Si el artículo que elegiste está marcado como alto riesgo en tu catálogo, el formulario te lo advierte antes de guardar y te pide verificar dosis, vía y concentración. No te bloquea: la decisión clínica es tuya, el aviso solo obliga a que sea consciente.
3. El ciclo de la orden
Una orden avanza en un solo sentido. Saber en qué estado está te dice qué puedes hacer con ella:
| Estado | Qué significa | Qué puedes hacer |
|---|---|---|
| Pendiente | Se pidió, no ha llegado. | Editar, marcar recibida, cancelar. |
| Recibida | El proveedor entregó, no se ha cobrado. | Facturar a la cuenta, cancelar. |
| Facturada | El cargo ya está en la cuenta. | Nada desde aquí — se corrige en la cuenta. |
| Cancelada | Se canceló con un motivo. | Nada, queda de historial. |
Nada se cobra por accidente
Crear la orden no genera cargo. Marcarla recibida tampoco. El único paso que toca la cuenta del paciente es Facturar a la cuenta, y hay que presionarlo a propósito.
4. Recibir y facturar
Marcar recibida
Cuando el pedido llega físicamente, usa Marcar recibida. Lo que confirmas ahí es que el proveedor entregó y que el producto está en la unidad — no que ya se administró.
Queda registrado quién lo recibió y cuándo, que es justo lo que necesitas cuando algo no cuadra después.
Facturar a la cuenta
Con la orden ya en Recibida, Facturar a la cuenta agrega el cargo al paciente con el precio de la orden e impuestos calculados igual que cualquier otra línea de la cuenta.
Dos cosas que te pueden frenar al facturar
- El paciente ya no está internado. Una cuenta dada de alta o cancelada no acepta cargos nuevos: hay que facturar la orden antes del alta.
- La cuenta ya se facturó o tiene pagos. Ahí el bloqueo es de toda la cuenta, no de la orden.
El aviso de caducidad, y por qué cambia según el paso
Si el artículo del catálogo está caducado, al crear la orden te lo bloquea. Al facturar solo te avisa. Es intencional: para entonces el proveedor ya entregó un lote físico que puede tener otra fecha que la del catálogo. Verifica el empaque antes de administrar.
5. Editar o cancelar
Editar sirve para corregir datos de una orden que todavía no se ha cobrado: una cantidad mal capturada, un precio que cambió, el proveedor equivocado.
Cancelar orden te pide un Motivo de cancelación obligatorio, que queda guardado en la bitácora. Solo funciona desde Pendiente o Recibida.
Una orden facturada ya no se cancela desde aquí
Cuando el cargo ya vive en la cuenta del paciente, cancelar la orden dejaría el cobro vivo sin nada que lo respalde. Por eso el botón desaparece: la corrección va por el lado de la cuenta y la factura.
Escribe motivos que se entiendan después
«Proveedor no surtió», «Se pidió por duplicado», «Cambio de indicación médica». Dentro de seis meses, eso es lo que va a explicar por qué hay una orden cancelada en el expediente.
6. El Tablero de Farmacia
Entrar hospitalización por hospitalización no es forma de trabajar cuando llevas la farmacia. Para eso está el Tablero de Farmacia: todas las órdenes pendientes y recibidas de todos los pacientes internados, en una sola lista.
| Paciente | Habitación | Orden | Proveedor | Total | Estado | Antigüedad |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Paciente de ejemplo A | 204 | ORD-0012Ceftriaxona 1 g | Distribuidora de ejemplo | $1,240.00 | Pendiente | 3 días |
| Paciente de ejemplo B | 108 | ORD-0015Albúmina 20 % | Insumos de ejemplo | $3,980.00 | Recibida | 6 horas |
Para encontrar algo
- Buscar por folio, descripción o proveedor.
- Filtrar por proveedor, para hacer una sola llamada con todo lo pendiente de uno.
- Filtrar por fecha, con atajos de Hoy, Últimos 7 días y Últimos 30 días.
- Mostrar historial, que suma las facturadas y canceladas de los últimos 7 días.
Desde cualquier renglón, Abrir hospitalización te lleva al expediente del paciente sin perder el lugar.
Una pasada diaria al tablero
- Revisa Pendientes viejas: son las que el proveedor no ha surtido.
- Revisa Recibidas: cada una es dinero entregado que todavía no se ha cobrado.
- Factura antes de que el paciente se vaya de alta — después ya no se puede.
7. Preguntas frecuentes
¿Una orden no avanza?
Escríbenos con el folio y el nombre del proveedor y la revisamos contigo.
