La Cuenta: cargos, noches y descuentos
Cada internamiento tiene una sola cuenta y se abre al ingresar al paciente. Va creciendo con cada consumo y se cierra cuando la facturas.
Lo bueno es que casi nada se captura a mano. Los insumos que surtes, el medicamento de farmacia y los paquetes llegan solos. Tú te encargas de las noches, los cargos sueltos y los descuentos.
1. Cómo leer la cuenta
Entra al internamiento y abre la pestaña Cuenta. Arriba está el resumen y abajo el desglose:
| Campo | Qué es |
|---|---|
| Folio | El número de la cuenta. |
| Subtotal | La suma de los cargos, antes de impuestos. |
| IVA | El impuesto, según tu configuración. |
| Total original | Lo que sumaba antes de los descuentos. |
| Descuentos | Los descuentos vigentes (los revertidos no cuentan). |
| Total a pagar | Lo que realmente tiene que cubrir el paciente o su aseguradora. |
El total se actualiza solo
No hay botón de «recalcular». Cada vez que se agrega un cargo, se surte un insumo o se aplica un descuento, la cuenta vuelve a sumar todo. El número que ves siempre es el bueno.
2. De dónde vienen los cargos
Un cargo puede venir de cinco lugares. Saber de cuál te dice dónde se corrige:
| Viene de | Cómo llega | Dónde se corrige |
|---|---|---|
| Insumos | Al surtir material. | Pestaña Insumos → reversar. |
| Farmacia | Al cobrar un pedido de medicamento. | Pestaña Farmacia → desde el pedido. |
| Paquetes | Al aplicar un paquete. | Sección de paquetes → anularlo. |
| Noches | Con el botón Agregar noche. | Desde la sección de habitaciones. |
| Cargo manual | Con el botón Agregar cargo. | Ahí mismo, en la cuenta. |
3. Cobrar noches
Las noches no se cobran solas. Alguien las agrega con el botón Agregar noche de habitación, y se usa el precio del cuarto donde está el paciente.
Antes de aplicar te muestra el importe y el cuarto, para que no haya sorpresas. Dos reglas:
- Una noche por día. Si ya se cobró hoy, no te deja repetirla.
- Solo mientras está internado. Después del alta ya no se pueden agregar.
En el desglose las noches se agrupan: verás 4 noches en un renglón en lugar de cuatro sueltos, con la opción de Ver detalle.
Si el cuarto no tiene precio
Te va a decir que esa habitación no tiene tarifa configurada. Ve a Hospitalizaciones → Habitaciones, edita el cuarto, pon el precio y vuelve a intentar.
4. Agregar un cargo suelto
El botón Agregar cargo es para lo que no viene del almacén ni de un paquete: honorarios de un médico externo, conceptos administrativos, servicios puntuales. Capturas descripción, cantidad y precio.
Estos cargos sí se pueden editar y borrar mientras la cuenta esté abierta. Al borrarlos puedes anotar el motivo, y queda registrado con tu nombre y la hora. No se puede deshacer.
5. Por qué no te deja editar un cargo
Es la duda más común de esta pantalla. Hay dos razones distintas.
Razón 1: el cargo viene de otro lado
Ese renglón existe porque pasó algo en otra parte. Si lo editas desde aquí, se descuadra el inventario o el pedido. Por eso se corrige en su origen:
- Viene de un paquete → anula el paquete desde su sección.
- Viene de un surtido de insumos → reversa el despacho.
- Viene de un pedido de farmacia → ajústalo desde el pedido.
- Es una noche de habitación → manéjalo desde la sección de habitaciones.
Razón 2: la cuenta ya se facturó o se pagó
Aquí el bloqueo es de toda la cuenta, no de un renglón. Pasa cuando ya se emitió la factura, cuando hay pagos registrados, o cuando la cuenta está marcada como pagada o cerrada.
Por qué funciona así
Una vez timbrada la factura ante el SAT, el documento ya existe. Si cambias los cargos por debajo, la factura deja de coincidir con la cuenta. Lo correcto es cancelar la factura ante el SAT y volver a emitirla, no editar los renglones.
6. Descuentos
Los descuentos se aplican antes de facturar y puedes poner varios en la misma cuenta. De dos formas:
Monto fijo
En pesos
- Pones la cantidad exacta a descontar.
- Sirve para acuerdos cerrados con aseguradora.
Porcentaje
Sobre el saldo
- Pones un porcentaje, hasta 100%.
- Sirve para cortesías y apoyos.
En los dos casos el motivo es obligatorio. Escribe algo que se entienda dentro de seis meses: «Negociación con aseguradora», «Cortesía médica», «Apoyo económico». Antes de confirmar te muestra cuánto se va a descontar.
Revertir un descuento
Si te equivocaste, usa Revertir: deja de aplicarse y el total vuelve a subir. Pero el registro no desaparece: queda marcado como revertido, con quién lo puso y quién lo quitó.
Cuándo no vas a poder aplicar uno
Cuando ya no queda saldo por descontar, cuando el descuento da cero, cuando el ingreso está cancelado, o cuando la cuenta ya se facturó o se pagó.
7. Antes de facturar
La cuenta usa el mismo sistema de facturación que ya conoces. Puedes ver la factura completa, exportar el estado de cuenta en PDF para el paciente o la aseguradora, y consultar si está Sin factura, Facturada o Cancelada.
Revisa esto antes de timbrar
- ¿Están cobradas todas las noches?
- ¿Hay pedidos de farmacia que llegaron y no se cobraron?
- ¿Quedan insumos surtidos que no correspondan?
- ¿Ya aplicaste los descuentos que acordaste?
Después de timbrar los cargos se bloquean, así que este repaso te ahorra una cancelación ante el SAT.
8. Preguntas frecuentes
¿Un cargo no cuadra?
Escríbenos con el folio de la cuenta y lo revisamos contigo.
